Datenschutzerklärung

Der Schutz und die Sicherheit von persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Deshalb möchten wir Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), über die Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Rechte informieren.

 

Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist

PICOS GmbH, Product Integrated Complete Organization Systems
Mühlgasse 12
77933 Lahr
Deutschland
Tel.: 0 78 21 – 91 99 0
Fax: 0 78 21 – 91 99 26
E-Mail: info@picos-software.com
Geschäftsführer: Doris Overink, Christian Reese

 

Kategorien der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung durch die PICOS GmbH kann im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilt werden:

  • Die persönlichen Daten werden auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, für Zwecke im Rahmen einer Anfrage, für nachfolgende Fragen dazu, im Rahmen einer Vertragsanbahnung sowie der Durchführung eines Auftrags oder der Vertragserfüllung verarbeitet.

  • Mit Aufruf unserer Website werden verschiedene Informationen zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server ausgetauscht. Hierbei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Für den Kontakt durch unsere Website und die Nutzung unserer Serviceleistungen werden ebenfalls personenbezogene Daten erhoben. Diese sind im folgenden näher beschrieben.

 

Erhebung, Speicherung und Nutzung persönlicher Daten

Persönliche Daten werden durch Kontakt per E-Mail, Telefon, Fax, per Post oder durch Ihre Teilnahme an Veranstaltungen, wie z.B. Schulungen oder Workshops erhoben oder verarbeitet, wenn Sie diese Angaben z.B. im Rahmen einer Anfrage, Bestellung oder Teilnahme an einer Veranstaltung mitteilen.

Dabei werden z.B. folgende allgemeine Informationen erhoben und gespeichert:

  • Firmenname
  • Ansprechpartner (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
  • ggf. Faxnummer
  • generell verfügbare Firmendaten, z.B. verarbeitete Produkte, Anzahl Mitarbeiter

Zusätzlich speichern und verarbeiten wir

  • Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
  • Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie)

von unseren Kunden und Geschäftspartnern zwecks Erbringung vertraglicher Leistungen, Service und Kundenpflege, Marketing, Werbung und Marktforschung.

Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt,

  • um Sie als Interessent, Kunde, Kooperationspartner oder Lieferant identifizieren zu können
  • um Sie angemessen beraten zu können
  • um Ihnen Informationen zukommen zu lassen, z.B. zu Updates, Schulungen, auch in Form eines Newsletters
  • zu Zwecken der zulässigen Direktwerbung
  • zur Korrespondenz mit Ihnen
  • um Sie telefonisch kontaktieren zu können
  • um Ihnen Downloads unserer Produkte zur Verfügung stellen zu können
  • um unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erfüllen zu können
  • um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können
  • zur Rechnungsstellung bzw. ggf. im Rahmen des Mahnwesens
  • zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht. Dies gilt ausnahmsweise nicht, wenn wir aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (gemäß HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder wenn Sie einer darüber hinausgehenden Speicherung zugestimmt haben.

 

Datenübermittlung / Datenprotokollierung

Alle Seitenaufrufe und sonstigen Anfragen an unseren Webserver werden automatisch protokolliert. Die Daten enthalten z. B.

  • Zeitpunkt des Zugriffs
  • IP-Adresse des anfragenden Endgerätes
  • URL
  • Status Code
  • den Useragent, der u.a. das verwendete Betriebssystem und dessen Version sowie den Webbrowser und dessen Version enthalten kann

Website

Bei Seitenaufrufen wird zusätzlich die Referrer-URL gespeichert.

Wenn Sie auf unserer Website eingeloggt sind, werden Ihre Seitenaufrufe zusätzlich mit Ihrem Benutzernamen protokolliert:

Mit dieser „Tracking“-Maßnahme wollen wir eine bedarfsgerechte Gestaltung und die fortlaufende Optimierung unserer Website sicherstellen. Die Protokollierung wird auch für Zwecke der statistischen Datenerhebung verwendet.

Im Rahmen des Registrierungsprozesses bitten wir Sie um Ihre Einwilligung zum Tracking. Diese Einwilligung erfolgt freiwillig. Möchten Sie Ihre Einwilligung hierzu nicht geben, so klicken Sie das entsprechende Kästchen nicht an. Ihre Zugriffe werden dann nur anonym protokolliert.

Webservice

Bei Nutzung der Funktionen Online-Lizenzierung, Online-Update und Online-Benachrichtigungen über unseren Webservice werden zusätzlich z.B. folgende Daten erhoben und gespeichert:

  • Firmenname
  • Konto-ID (Dongle oder E-Mail-Adresse)
  • Produktname
  • Produktflavor
  • Build-ID (Version)
  • Webservice Version
  • Lizenzierte Features

Speicherung

Diese Daten werden erfasst und bis zur automatisierten Löschung (nach ca. 3 Monaten) gespeichert. Die Speicherung der Daten erfolgt aus Sicherheitsgründen, um z.B. Missbrauchsfälle aufklären zu können. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, so sind sie solange von der Löschung ausgenommen, bis der Vorfall endgültig geklärt ist.

Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet nicht statt.

 

Kontaktaufnahme

Haben Sie Fragen an uns, dann können Sie diese über das Kontaktformular auf unserer Website an uns stellen oder eine E-Mail an info@picos-software.com senden.

Ihre Angaben erfolgen freiwillig. Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und gespeichert:

  • Anrede
  • Name
  • E-Mail-Adresse

Möchten Sie eine telefonische Kontaktaufnahme, so benötigen wir die Angabe Ihrer Telefonnummer.

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird im Rahmen der Nutzung unseres Kontaktformulars Ihre Einwilligung eingeholt.

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht. Dies gilt ausnahmsweise nicht, wenn wir aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (gemäß HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder wenn Sie einer darüber hinausgehenden Speicherung zugestimmt haben.

 

Benutzerkonto

Registrierung

Als autorisierter Anwender unserer Softwareprodukte stehen Ihnen spezielle Inhalte und Leistungen unserer Website zur Verfügung, wie z.B.

  • FAQ´s (= häufig gestellte Fragen)
  • Change Logs (= Änderungsprotokolle)
  • Downloads, z.B. Software-Updates

Sie können sich registrieren und ein Benutzerkonto erstellen, damit Sie diese Inhalte und Leistungen nutzen können.

Alle erforderlichen Daten werden für Zwecke im Rahmen einer Anfrage, für nachfolgende Fragen dazu, im Rahmen einer Vertragsanbahnung, der Durchführung eines Auftrags oder der Vertragserfüllung sowie zu Zwecken der Bereitstellung des Benutzerkontos verarbeitet.

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird im Rahmen der Registrierung Ihre Einwilligung eingeholt.

Dabei bitten wir Sie auch um Ihre Einwilligung zum Tracking, d.h. dass Ihre Seitenaufrufe mit Ihrem Benutzernamen protokolliert werden.

Diese Einwilligung erfolgt freiwillig.

Möchten Sie Ihre Einwilligung hierzu nicht geben, so klicken Sie das entsprechende Kästchen nicht an. Ihre Zugriffe werden dann nur anonym protokolliert.

Mit der Registrierung auf sowie Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit den Bedingungen dieser Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten einverstanden.

Folgende personenbezogene Daten werden bei der Registrierung erhoben und gespeichert:

  • Benutzername
  • E-Mail-Adresse
  • Firmenname
  • Nachname, Vorname (optional)
  • Telefonnummer (optional)
  • Anschrift
  • Zeitpunkt der Registrierung

Im Rahmen der Nutzung des Benutzerkontos speichern wir den Zeitpunkt des letzten Logins und des letzten Zugriffs.

Die Speicherung der persönlichen Daten erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch die der Nutzer an Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für den Zugriff auf die kundenspezifischen Inhalte und Leistungen benötigen Sie nach der Freischaltung durch PICOS für Ihr „Login“ dann lediglich Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit, Änderung Ihrer Daten

Als Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr Benutzerkonto zu kündigen.

Wenn Sie ihr Benutzerkonto gekündigt haben, werden Ihre Daten im Hinblick auf das Benutzerkonto, vorbehaltlich einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, gelöscht.

Die über Sie gespeicherten Daten und Ihre Zustimmung zum Tracking (setzen oder entfernen) können Sie jederzeit selbst abändern (nach Ihrem Login unter „mein Konto“, dann „bearbeiten“).

 

Cookies

Ausschließlich für Ihr Login verwenden wir auf unserer Website ein sogenanntes "Cookie".

Dabei handelt es sich um eine kleine Textdatei, die auf Ihrer Festplatte hinterlegt wird, solange Sie auf unserer Website eingeloggt sind. Dieses Cookie wird beim Logout automatisch gelöscht.

Führen Sie kein Logout durch, dann wird dieses Cookie abhängig von der Einstellung Ihres Browser-Programms beim Beenden des Browsers gelöscht.

Dieses Cookie enthält keine über Sie gespeicherten Informationen und beeinträchtigt nicht Ihr Endgerät oder ihre Dateien. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder ihren Browser so einstellen, dass er Sie auf die Sendung von Cookies hinweist.

Falls Sie das Cookie deaktivieren oder löschen, weisen wir Sie darauf hin, dass das Login auf unserer Website nicht funktioniert.

 

Newsletter

Damit Sie informiert werden, z.B. über neue Programmfunktionen, aktuelle Updates, Änderungen von Stammdaten oder zu Schulungen und für Zwecke der zulässigen Direktwerbung, können Sie sich zu unserem in unregelmäßigen Abständen gesendeten kostenfreien Newsletter anmelden. Hierzu finden Sie das entsprechende Formular Newsletter auf unserer Website.

Die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse wird bei uns erst für die Newsletter-Zusendung freigeschaltet, wenn Sie den Bestätigungslink in der an die angegebene Adresse gesendeten Bestätigungsmail aktivieren. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Wenn Sie die Zusendung des Newsletters nicht mehr wünschen, können Sie sich jederzeit für die Zukunft entweder im Newsletter selbst oder hier von der Zusendung des Newsletters abmelden.

 

Online-Lizenzierung

Um unsere Software-Produkte in dem vertragsmäßig erworbenen Umfang zu nutzen, besteht die Möglichkeit der Online-Lizenzierung über unseren Webservice.

Dabei werden folgende persönliche Daten erhoben:

  • E-Mail-Adresse
  • Kennwort (verschlüsselt/Hash)
  • Firmenname
  • Anrede
  • Name, Vorname
  • Anschrift

Bei Nutzung der Online-Lizenzierung wird die Zuteilung der verwendeten Lizenz zusätzlich zu den oben genannten Daten durch den Web-Service solange gespeichert, wie das Programm verwendet wird. Ebenso wird die Programmverwendung protokolliert. Beim Verlassen des Programms werden die Einträge für die Belegung der Lizenz gelöscht.

Die Belegung und das Freigeben der Lizenz wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Name der Firma und dem Namen des belegten Features protokolliert. Diese Einträge werden nach Ablauf von 3 Monaten automatisch gelöscht.

 

Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergeben, es sei denn

  • eine Weitergabe ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften erforderlich
  • Sie haben der Weitergabe z.B. zum Zweck der Kontaktaufnahme zugestimmt
  • die Weitergabe ist für die Vertragsdurchführung erforderlich, z.B. Weitergabe Ihrer Adresse an Versandunternehmen

 

Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen als von der Datenverarbeitung betroffenen Person stehen verschiedene Rechte zu. Deren Inanspruchnahme und Durchführung ist für Sie kostenlos:

  • Widerrufsrecht: Die von Ihnen erteilte Einwilligung bzgl. der Erhebung und Verwendung von Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte schreiben Sie uns hierzu eine E-Mail oder ein Fax. Dieses Recht gilt mit Wirkung für die Zukunft. Die bis zur Rechtskraft des Widerrufs erhobenen Daten bleiben hiervon unberührt.
  • Auskunftsrecht: Gemäß geltendem Recht können Sie jederzeit bei uns schriftlich nachfragen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind.
  • Berichtigungsrecht: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
  • Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangingen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen. Sollte eine Löschung aus gesetzlichen oder technischen Gründen nicht möglich sein, so werden die Daten für die weitere Verarbeitung gesperrt.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen. Außerdem steht Ihnen dieses Recht zu, wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Darüber hinaus haben Sie dieses Recht, wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe unseres Unternehmens (Verantwortlicher) gegenüber den Ihren überwiegen. Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten erwirkt, so werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln und Sie haben das Recht, diese Daten durch uns einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln soweit dies möglich ist.
  • Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, sofern Sie einen Grund zur Beanstandung haben sollten, wenn Sie in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig sind. 

    Den Landesdatenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender Adresse:

    Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
    Hausanschrift: Königstrasse 10a, 70173 Stuttgart
    Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
    Tel.: 0711 / 615541-0
    Fax: 0711 / 615541-15
    E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
    Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

 

Ihr Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine Mitteilung in Textform. Sie können uns also gerne anschreiben, ein Fax schicken oder sich per E-Mail an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Anfang dieser Datenschutzhinweise.

 

Sicherheit Ihrer Daten

Ihre uns zur Verfügung gestellten persönlichen Daten werden mit aktuellen Sicherheitsvorkehrungen so gesichert, dass sie für den Zugriff unberechtigter Dritter unzugänglich sind.

Jeder Zugriff auf unsere Website sowie sämtliche Datenübertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt.

Kennwörter werden als sicherer Hash mit jeweils eigenem Salt gespeichert

Jedoch kann kein vollständiger Schutz Ihrer Daten gewährleistet werden, da Sicherheitslücken im Internet nicht ausgeschlossen werden können.

Bei Versendung von sehr sensiblen Daten oder Informationen ist es empfehlenswert, den Postweg zu nutzen, da eine vollständige Datensicherheit per E-Mail nicht gewährleistet werden kann.

Sie verpflichten sich, Ihre persönlichen Zugangsdaten zur Nutzung unserer Dienste vertraulich zu behandeln und keinem unbefugten Dritten zugänglich zu machen.

 

Änderungen dieser Datenschutzbestimmung

Da durch neue Technologien und die ständige Weiterentwicklung unserer Website Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen werden können, empfehlen wir Ihnen, sich die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen wieder durchzulesen.

Bei Fragen zu diesen Datenschutzbestimmungen wenden Sie sich bitte per E-Mail - info@picos-software.com - oder über unsere Kontakt-Seite - an uns.

 

Stand: 23. Juli 2018


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